Já é popular no meio empresarial a complexidade do arcabouço de regras tributárias brasileira e as armadilhas escondidas nela, o que torna a rotina nas empresas e em especial dos seus contadores um verdadeiro caos. Muito tempo do nosso trabalho enquanto contadores é dedicado a se manter atualizado com as mudanças quase diárias nas regras tributárias, executando obrigações acessórias que os governos impões às empresas.

A retenção de impostos, em especial o INSS, que é o objeto desse artigo, é uma imposição legal às empresas, como forma de antecipar tributos ao ente público por meio dessa regra. O alvo dessa medida são as empresas prestadoras de serviços, cuja prestação junto a seus clientes configura o fato gerador da retenção de INSS, desde que haja o emprego de mão de obra, entre outras regras. Claro que há um emaranhado de regras diferentes a depender do tipo do serviço, mas em geral é assim que funciona.

Com isso, as empresas que tomam serviços de outras descontam do pagamento a ser efetuado para estes fornecedores o percentual devido da contribuição, pagando-lhe, portanto, o valor líquido do serviço.

Esse mecanismo cria para o governo uma espécie de antecipação da contribuição, uma vez que esta é devida sobre a folha de pagamento e nesses casos é recolhida sobre seu faturamento, melhorando assim o fluxo de caixa do governo, na contramão do fluxo de caixa das empresas que fica de certa forma prejudicado.

Mas qual o prejuízo para as empresas?  

Essa retenção é compensável com a contribuição previdenciária devida sobre a folha de pagamento das empresas, ou seja, no momento do fechamento da sua folha, a contribuição ali apurada poderá ser compensada com esta antecipação sofrida em sua nota fiscal quando da prestação do serviço e caso haja excesso nessa retenção, a diferença poderá compensar contribuições futuras ou restituído após solicitação ao órgão arrecadador. Porém, a restituição desses valores pode demorar anos, e é nessa demora que está consolidado o prejuízo ao fluxo de caixa das empresas, ainda que esses valores sejam devolvidos com acréscimo da taxa Selic, o custo de oportunidade pela ausência dessa disponibilidade deve ser considerado.

Gestão desses créditos

Nesta esteira, é fundamental que as empresas sujeitas a essas retenções façam a gestão desses créditos por meio de controles, sejam eles em sistemas próprios de gestão ou mesmo numa simples planilha eletrônica, de forma a utilizá-los o mais breve possivel, ou havendo excesso, que estes possam  ser objeto de restituição pelo órgão arrecadador mediante pedido das empresas.

É fundamental, portanto, que a sua contabilidade seja provocada nesse sentido e que tome as medidas necessárias à criação de uma rotina de registro e controle desses montantes, o que certamente potencializará a posição de caixa da Cias.